Nettverkskonferansen 2018

Valgkomiteens arbeid og utfordringer var tema for Nettverskonferansen torsdag 18. oktober 2018. Tone Lunde Bakker, valgkomitéleder i Equinor, Terje Venold, valgkomitéleder i Norsk Hydro, og Anders Skjævestad, valgkomitéleder i Telenor innledet på tema, og delte sine tanker og erfaringer med de rundt 40 fremmøtte.

I motsetning til andre land, fremmer den norske anbefalingen om eierstyring og selskapsledelse at valgkomiteen bør være uavhengig av styret og ledelsen i selskapet.

Samtidig må valgkomiteen skaffe seg god innsikt i virksomheten, hvor den er og hvor den skal, de skal ha kontakte med eierne, de skal ha innsikt i styrets kvalifikasjoner og fungering, herunder også hvordan styret samhandler med administrasjonen.

Derfor er valgkomitearbeid som tidligere var et sesongarbeid før generalforsamlingen, nå blitt en mye mer omfattende virksomhet som pågår jevnt over året.

IMG_0158IMG_0158

Tone Lunde Bakker, valgkomitéleder i Equinor, innledet med å fortelle om hvordan valgkomiteen i Equinor jobber.

  • God dialog og samtaler med CEO, styreleder, styremedlemmer, men også selskapets største eiere dersom de ønsker det, er en viktig kilde til informasjon og innsikt.
  • Deltakelse på kapitalmarkedsdag og andre strategi- og ledelsesarrangementer rundt selskapet, er også viktig i denne sammenheng.
  • Medlemmer av en valgkomité må kontinuerlig følge selskapet og bransjen det operer i for å for å holde seg oppdatert.

Anders Skjævestad, valgkomitéleder i Telenor, reflekterte videre rundt om valgkomiteene vet nok og hvor tett skal de egentlig være på?

  • Det er en stor utfordring å ta innover seg, og sette seg inn i, alt rundt et selskap og styrets arbeid
  • Enorme mengder tilgjengelig informasjon. Dette er ofte mer utfordrende enn tilgang til informasjon
  • Innsikt og kunnskap om hvordan styret fungerer, dynamikken i styrerommet, er der imot ofte vanskeligere for valgkomiteen å få tilgang til. Dette er utfordrende, siden en av de viktigste oppgavene jo ligger i det å sette sammen et velfungerende styre

Terje Venold, valgkomitéleder i Norsk Hydro, poengterte at det ikke er vanlig at valgkomiteen er flue på veggen i styrerommet, men får sin informasjon gjennom styreevalueringer og samtaler med styreleder, styremedlemmer, ledelse og evt styresekretærer.

  • Valgkomiteen på ha en god dialog med sittende styre
  • Tillit er viktig i valgkomiteens arbeid. Når vi har samtaler med styremedlemmer er ingen fra administrasjonen til stedet
  • Samtaler med ansattvalget styremedlemmer har også blitt mer vanlig, og er naturlig

Hvordan sikre en god prosess?

Valgkomiteens arbeid blir stadig mer omfattende og man er helt avhengig av å starte tidlig. I følge Bakker, Skjævestad og Venold er det viktig å sikre en god prosess med eksisterende styre, nye kandidater og ledelsen i selskapet.

Utgangspunktet er alltid hvilke behov har vi? Hvilke strategiske utfordringer har selskapet? Hvor er vi svake, hvor er vi sterke?

  • Vi sjekker referanser, og potensielle interessekonflikter
  • Vi bruker eksterne rekrutteringsselskap/konsulenter for tilgang på beste praksis-erfaringer
  • Bruker også headhuntere særlig for internasjonale kandidater

At valgkomiteen starter sitt arbeid stadig tidligere, har der imot noen utfordring knyttet til seg. Først og fremst fordi det har resultert i en lang periode mellom innstilling til valg. Det kan fort gå seks måneder fra valgkomiteen bestemmer seg for en kandidat, til innstillingen annonseres i forkant av generalforsamling.

Verken Bakker, Skjævestad eller Venold har opplevd å miste kandidater pga tiden som går fra valgkomiteen har valgt en kandidat til innstilling og valg, men var enige om at dette fort blir en krevende periode

  • Valgkomiteen må jobbe bredt så lenge som mulig. Landskapet endrer seg hele tiden; både selskapets behov og kandidatens tilgjengelighet og interesse
  • Svært viktig å ha god kontakt både med kandidaten, styreleder og selskapets ledelse
  • Den langsiktige planleggingen må være på plass
  • Det kan også dukke opp innsidespørsmål. Aksjonærer i valgkomiteen vil helst ikke komme i innside posisjon. Viktig å forsøke unngå utløse dette, og legge opp arbeidet deretter.

Hvem er de riktige kandidatene?

En valgkomité må sikre at styret tilsammen har nødvendig kompetanse i forhold til selskapets arbeid og utfordringer. Samtidig må valgkomiteen se på helheten i styret; at styremedlemmene utfyller hverandre og evner å jobbe godt sammen. Personlige egenskaper er således viktig; ofte helt avgjørende for valg av kandidat.

  • Vi gjennomfører intervjuer med alle kandidater. Eksterne rådgivere/konsulenter/headhuntere kan ofte bidra med informasjon om kanditaten, referanser er viktig, i tillegg til egne observasjoner
  • Vi ser etter kandidater med strategikompetanse, kjennskap til bransjen, internasjonal erfaring, styreerfaring – evt ledererfaring, juridisk kompetanse, IT, HMS, Compliance kompetanse
  • Et styre bør også helst ha et medlem som er i operativ stilling
  • I forhold til personlige egenskaper leter vi sjelden etter en konkret personlig egenskap, men en helhet i styret. Vi ser etter trygge og inkluderende personer.
  • Viktig å vurdere om vedkommende vil passe inn, om vedkommende bidra konstruktiv, men også spisse styret
  • Å velge kandidat med rett personlig profil er mye vanskeligere når vi rekrutterer internasjonalt
  • Bommer vi på internasjonale kandidater er det nesten alltid på grunn av personlig egenskaper.

Når nye kandidater er funnet og valgt inn blir en god onboarding av nye styremedlemmer viktig.

  • Ikke valgkomiteen sitt ansvar å gjennomføre, men må sikre at selskapet har en god prosess og følge opp denne
  • Onboarding er ofte massivt og svært. Ekstremt mye med en gang, mye kan med fordel tas over tid, og nye styremedlemmer bør følges opp over tid, ikke bare innledningsvis
  • valgkomiteen bør følge opp styrets onboarding av nye medlemmer og tilrettelegge for tiltak dersom de ser at det er nødvendig.

Uavhengige valgkomiteer – hva mener vi egentlig med det?

I løpet av diskusjonen dukket det opp noen spørsmål fra salen. Et av dem handlet om prinsippet om uavhengige valgkomiteer. Hva mener vi egentlig med det? Uavhengig av ledelsen i selskapet? Av aksjonærfellesskapet?

Aksjonærenes interesser skal jo være representert i valgkomiteen. Bør det være store aksjonærer kontor mindre aksjonærer Hvordan blir de øvrige interesser representert?

  • Uavhengighet i forhold til enkeltaksjonærer er ikke riktig, man må sikre at hele aksjonærfellesskapet er ivaretatt, ikke bare største eller noen store eiere
  • Uavhengighet i forhold til styre og selskapets ledelse er en selvfølge
  • NUES har et eget kapittel om valgkomiteer som gir generelle råd og anbefalinger om sammensetting i forhold til uavhengighetsprinsippet

Styrehonorarer

I forbindelse med lanseringen av Styreinstituttets årlige styrehonorarundersøkelse, ble det også noen spørsmål knyttet til styrehonorarer og godtgjørelse. Hva er vanlig, og hvilken effekt har lave styrehonorar for norske styremedlemmer i børsnoterte og statseiede selskap, sammenlignet med sine kollegaer i utlandet på tilgangen på gode, kompetente styrekandidater?

  • Honorarnivåer er viktig for å sikre riktig kompetanse i norske styrer
  • Etterutdanning og aksjer er vanlige supplement til pengehonorar
  • Det råder ulike syn rundt aksjer som en del av honoraret. Å kreve aksjekjøp kan være vanskelig
  • Når man sitter i valgkomiteen for selskap med staten på eiersiden blir honorarmodellen mer kompleks
  • Det er veldig bra at private selskap går foran i spørsmålet om aksjer som del av styrehonoraret, slik at statseide selskap kan vise til det i egne diskusjoner med sine statlige eiere

Sluttkommentar fra Styreinstituttet:

Noen av Norges største bedrifter var representert gjennom de tre erfarne og dyktige valgkomitelederne som innledet i møtet. Ikke alle valgkomiteer har ressurser til å legge opp arbeidet så grundig og omfattende som her, men deres måte å legge arbeidet opp på, demonstrerer hva som kreves.

Valgkomiteen legger i Generalforsamling frem forslag til kandidater og honorar til styreleder og styre. De foreslår også kandidater og honorar til valgkomiteen, men de er for beskjedne når det gjelder honoraret.

 

 

 

 

Norsk Institutt for Styremedlemmer   Org.nr 993943657   Filipstad Brygge 1, 0252 Oslo, Norge   +47 900 15 551  E-post 

© Copyright 2009 Norsk Institutt for Styremedlemmer - All rights reserved    Terms of Use    CMS: Webnodes